Bonos de sesiones en un gabinete: cómo organizarlos sin descuadres

Los tipos de bono más habituales

• Bono mensual: una cuota fija al mes que cubre un número de sesiones a la semana (por ejemplo, una sesión semanal). Encaja bien cuando el paciente viene siempre el mismo día, algo frecuente en logopedia y atención temprana.
• Bono de sesiones: un paquete de 5, 10 o 20 sesiones que se van gastando, con o sin fecha de caducidad. Encaja mejor en psicología de adultos, donde la frecuencia cambia más.
• Sesión suelta: para primeras visitas, valoraciones o pacientes que vienen de forma puntual.

Las reglas que conviene dejar por escrito

Casi todos los problemas con los bonos vienen de algo que no se habló al principio. Antes de vender el primero, decide y comunica por escrito estas cinco cosas:

1. Si caduca y cuándo. Un bono de diez sesiones sin caducidad puede quedarse a medias durante un año.
2. Qué pasa con una falta. Lo habitual es distinguir la falta justificada (avisada con tiempo), que se puede recuperar, de la no justificada, que cuenta como sesión hecha.
3. Cuánto tiempo hay para recuperar una sesión. Sin un plazo, las recuperaciones se acumulan.
4. Qué ocurre en los meses con cinco semanas, en festivos y en vacaciones del gabinete. Si el bono mensual cubre «una sesión por semana», aclara si la quinta semana se cobra aparte o está incluida.
5. Cuándo se paga: al principio del mes o del paquete, y qué pasa si no se renueva a tiempo.

Llevar la cuenta sin hojas de cálculo

La cuenta de sesiones tiene que salir de la agenda, no de una libreta aparte. Si cada cita realizada descuenta del bono y cada cancelación lo devuelve, el saldo siempre cuadra y cualquiera del equipo puede responder a la familia en el momento. También ayuda ver con antelación qué bonos están a punto de agotarse para avisar de la renovación antes de la última sesión.

Cómo lo hace Medra

En Medra defines tu catálogo de bonos (mensuales o de sesiones, con su precio y sus sesiones por semana) y cada cita descuenta sola. Las cancelaciones devuelven la sesión. Con un bono mensual, una falta justificada deja un crédito con la parte proporcional, que se descuenta al hacer la siguiente factura y caduca a los 90 días si no se usa. Con un bono de sesiones, la sesión vuelve al bono. En Inicio ves los pacientes que han gastado ya casi todo su bono. Puedes verlo aplicado a cada disciplina en Medra para atención temprana y Medra para logopedas.