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Cómo pasar tu gabinete de Excel a un programa de gestión
Cambiar de Excel a un programa de gestión da pereza porque parece que hay que empezar de cero. No es así. Con el listado de pacientes bien preparado, la mudanza se hace en una tarde y el resto se va ordenando con el uso.
1. Limpia el listado de pacientes
Antes de exportar nada, dedica un rato a revisar el Excel. Quita filas duplicadas, separa el nombre de los apellidos en dos columnas y unifica los teléfonos (sin espacios ni prefijos raros). Si llevas menores, añade una columna con el nombre del tutor. Es el paso que más tiempo ahorra después.
2. Deja una fila de cabecera clara
La primera fila debe tener el nombre de cada columna. Para Medra, por ejemplo, las cabeceras son nombre, apellidos, tipo (menor o adulto), edad, tutor, teléfono, email y DNI. Solo el nombre es obligatorio; las demás columnas puedes dejarlas vacías.
3. Exporta a CSV
En Excel, ve a Archivo, Guardar como y elige «CSV UTF-8». El formato UTF-8 conserva las tildes y las eñes. Da igual si el archivo sale separado por comas o por punto y coma.
4. Importa y revisa
Sube el archivo y revisa el resumen, que te dice cuántos pacientes se han creado o actualizado y qué filas se han saltado y por qué. Si ya tenías pacientes dados de alta, decide si los duplicados se omiten o si actualizan los datos existentes.
5. Elige una fecha de corte
No intentes pasar todo el historial. Elige un lunes a partir del cual la agenda, los bonos y las facturas nuevas se llevan en el programa, y deja el Excel como archivo de consulta. Las facturas antiguas no se migran, pero tampoco se tiran: la ley obliga a conservarlas varios años.
6. Configura lo básico antes de la primera semana
- Tus servicios con su duración y su precio.
- Los bonos que ofreces.
- Los datos fiscales del gabinete para que las facturas salgan bien desde la primera.
- Las citas recurrentes de los pacientes que vienen cada semana.
Cómo lo hace Medra
Medra importa hasta 500 pacientes por archivo CSV, detecta los duplicados por DNI o por nombre y apellidos y te deja elegir entre añadir o actualizar (esto último, solo un administrador). Si tu listado es complicado, te ayudamos con la primera carga sin coste. Puedes probarlo 14 días desde la página principal.